Si le service comptable se limite pour vous à l'élaboration de factures et au suivi de comptes, vous passez à côté d'une force dans le pilotage de votre PME.
Lors d'un déplacement professionnel en train, mon voisin, sûrement un dirigeant d’entreprise, s'adressant à son interlocutrice lui dit "Demain, j'ai un rendez-vous pour ma compta".
La compta c’est également ainsi que l’on nomme le service comptable. N’avez-vous jamais entendu parler de Sylvie ou Fred de la compta ? Il ne me semble pas seulement être question, quand on se réfère au service comptable, de champ lexical. Car la dénomination de ce service n'est pas qu’anecdotique, elle renvoie à la vision que l'on s'en fait et très souvent à sa fonction première, le traitement comptable et administratif. Pas au domaine de la gestion.
Dans notre précédent article "Porter une attention particulière à votre service comptable", nous avons souligné qu'à côté de son "cœur de métier", ce service a un véritable rôle à jouer dans l'éclairage du dirigeant et des managers dans leur pilotage et leur prise de décision.
Notre conviction c'est que la comptabilité peut-être le point de départ pour insuffler puis développer une culture de la gestion au sein de sa PME.
Nous présentons 3 pistes d'évolution, la première axée sur une optimisation de la tenue comptable, et les deux autres sur le pilotage d'entreprise.
Rappelons tout d'abord que le système d'information comptable et financier (SIC) est un sous-système du système d'information de l'entreprise qui transforme les flux élémentaires d'informations (factures reçues et émises, notes de frais, salaires et charges sociales, règlements et encaissements) en flux d'informations élaborées, dont les documents de synthèse et de restitution, au bout de la chaîne de traitement, sont le bilan et le compte de résultat.
Dans cette présentation succincte du SIC, abordons également la question du plan de comptes, c'est-à-dire la codification de l'ensemble des flux d'une société, et plus particulièrement celui ayant trait aux
produits et aux charges. Non pas de manière théorique mais sous l'angle du vécu. Le plan de comptes est utilisé au début de la chaîne de traitement, lors de la saisie des opérations d’un exercice comptable, et à la fin de cette chaine lors de l’établissement de situations intermédiaires ou des comptes annuels.
Le plan de comptes relève d'un cadre légal, sa structure est normée. Tout en respectant ce cadre, il est possible et même souhaitable de "personnaliser" le plan de comptes de l'entreprise. Chaque comptable peut se rendre compte dans sa pratique quotidienne de l’impact du plan de comptes dans les traitements qui lui incombe. Tout dirigeant d'entreprise y est confronté lors de ce qu'il est communément appelé "l'entretien bilan", avec son expert-comptable, ou lorsqu'il fait une une lecture des comptes annuels.
Il est souhaitable, pour alléger les traitements et faciliter l’exploitation des données issues des comptes annuels, de procéder à une revue annuelle. Cette revue, faite conjointement par le responsable comptable et le dirigeant, permettra de veiller à l’évolution cohérente du plan de comptes, et à la traduction dans les comptes des évolutions significatives du modèle économique, tel que le lancement d’un nouveau produit ou service.
Piste 1 : Faites le point sur la transformation digitale de votre service comptable.
Le contexte : Le service comptable de votre société repose sur une ou plusieurs personnes qui ont des rôles polyvalents, au-delà de la tenue comptable, de la réalisation de tâches administratives, en passant par l'établissement de la facturation et le suivi des opérations bancaires.
Votre comptable interagit régulièrement avec le cabinet d'expertise-comptable de la société.
Les objectifs : L’objectif est double. Tout d’abord, réduire les temps de traitements comptables pour être en mesure de consacrer du temps à l’exploitation des données, puis se préparer à la généralisation de la facture électronique.
La facturation électronique va consister à émettre et recevoir des données digitalisées. Toute entreprise devra être en mesure de recevoir des factures électroniques à compter du 1er juillet 2024 et de manière obligatoire, d'en émettre à compter du 1er janvier 2026 (www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprise). Sans entrer dans le détail, cette réforme va éliminer les factures « papier », impacter le SIC et les processus de traitements comptables.
Sur le terrain, nous constatons que pour une majorité d’entreprises qui ont internalisé la tenue de comptabilité, tous les processus reposent sur une saisie dite sur « pièces » (factures papier et pièces bancaires). Digitaliser ces traitements aujourd’hui, outre un gain de temps certain, c’est doter son service comptable d’un amortisseur lors du passage à la facture électronique.
Interrogez-vous : Où en est votre service comptable, saisie sur pièces ou traitement numérisé ?
A ce jour et avant même cette réforme, la digitalisation peut être totale et porte sur les trois natures d'opérations : les ventes, les achats et les mouvements de trésorerie.
Concernant les ventes, la digitalisation consiste à maintenir le traitement digital opéré avec son logiciel de facturation (ERP) en transférant les écritures comptables dans le logiciel comptable.
La digitalisation des achats consiste à intégrer les factures d'achats qui sont déjà dématérialisées (reçues par mail) ou à numériser des factures fournisseurs "papier" puis d'utiliser un module de reconnaissance de caractères (OCR), qui pour le dire simplement, va proposer une écriture comptable qui pourra être transférée dans le logiciel comptable.
Digitaliser les mouvements de trésorerie, c'est mettre un tiers dans la boucle de votre SIC puisqu'il va s'agir de récupérer un fichier d'écritures bancaires, émis par votre banque puis à "l'injecter" dans votre logiciel comptable.
Les modules de digitalisation des achats et des écritures bancaires sont aujourd’hui intégrés dans certains ERP ou directement dans des logiciels de comptabilité « tout en un ».
La digitalisation des traitements comptables est plus simple à mettre en œuvre que d’autres transformations numériques qui touchent l’entreprise dans son ensemble. Pour autant, comme pour toute transformation digitale, il sera essentiel de faire un audit préalable des processus existants, de les ajuster en fonction des objectifs définis, d’analyser vos solutions digitales actuelles et de former les équipes. Concernant vos logiciels, logiciel de gestion (ERP) et logiciel comptable, l’analyse portera sur leur capacité à intégrer ces évolutions et leurs mises aux normes en perspective de la facture électronique.
La tenue de la comptabilité est fluide et maitrisée, votre service comptable peut alors chercher à renforcer sa fonction d’aide au pilotage. . Si ce n’est pas le cas, démarrez par la piste 1.
Piste 2 : Interrogez-vous sur la pertinence de mettre en place une comptabilité analytique
La comptabilité générale traite les produits et les charges de votre société par nature (ventes, achats, frais généraux, salaires,....). Le compte de résultat, et plus encore les soldes intermédiaires de gestion détermine le niveau de rentabilité global de la société.
La comptabilité analytique est un outil de gestion à usage interne qui va permettre de vous éclairer, selon vos besoins, dans vos décisions de gestion. La comptabilité analytique, par rapport à la comptabilité générale, va fournir des éléments d’analyse beaucoup plus approfondis sur votre modèle économique. Par exemple, la comptabilité générale seule ne peut faire ressortir la rentabilité de deux domaines d’activité au sein d’une même entreprise, voire la génération d’un foyer de perte par l’un des deux.
Le contexte :
Votre société se trouve dans l'une de ces situations :
Vous manquez de visibilité sur vos coûts de revient.
Vous avez plusieurs activités et/ou plusieurs segments de clientèle, sans connaître la rentabilité de chacun.
Vous souhaitez déterminer une rentabilité par service, par fonction.
Vous souhaitez suivre l'évolution d'une catégorie de charges.
Le traitement de votre comptabilité générale est en place et a été optimisé, votre service comptable a la capacité d'intégrer dans la saisie des flux une affectation analytique.
Les objectifs : Adapter votre système de comptabilité analytique à votre structure et à son modèle économique, en tenant compte des contraintes et des ressources temps de votre service comptable.
La comptabilité analytique, contrairement à la comptabilité générale, c'est du "surmesure" qui implique nécessairement les dirigeants ou les managers dans la phase de réflexion :
Quels sont les objectifs de la mise en place d'une telle comptabilité ?
Quels sont les axes du suivi analytique : des coûts de revient, un centre de profit, un client, un service, une fonction ?
Quels sont les processus pour déterminer les affectations analytiques ?
La comptabilité analytique, ce n'est pas tout ou rien. Elle peut n'être que partielle et contribuer au pilotage de l'entreprise. Le point de départ c'est de s'interroger sur la pertinence de sa mise en place.
Mettez-vous autour de la table avec votre service comptable et réfléchissez à cette question : une comptabilité analytique serait-elle un plus pour notre pilotage ?
Piste 3 : Faites de votre service comptable le hub de votre pilotage.
Le contexte : En tant que dirigeant, vous êtes polyvalent au sein de votre société, et vous avez peu de temps pour interagir avec votre service comptable. Vous souhaitez approfondir la performance économique.
Les objectifs : Disposer d’une information régulière, tout au long de l’exercice et avoir communication d’éléments et ratios clés.
Passer d’une posture de tenue de comptabilité, pour répondre à des obligations légales, à une exploitation à des fins de gestion, avec 3 actions :
Mettre en place un processus spécifique pour déterminer une rentabilité mensuelle. Il s’agit ici de créer les conditions d’un traitement allégé par rapport à l’établissement des comptes annuels.
Ressortir les éléments ou ratios clés de la masse d’informations que contient votre comptabilité et les intégrer dans un tableau de bord financier.
Dans ce tableau de bord, mettre en perspective la donnée comptable et financière. C’est l’évolution dans le temps et la comparaison de données entre elles ou avec un objectif, qui donne du sens et qui serve la prise de décision.
Il est ressorti d’un « Etat des lieux de la maturité digitale de la France post crise sanitaire » (1) que les entreprises sont encore peu nombreuses à s’être saisies du potentiel des données, 51% n’ayant pas débuté ou même envisagé leur valorisation. Le service comptable peut-être le point départ du déploiement d’une culture de la donnée.
Commencez par rapprocher vos données comptables avec vos données opérationnelles clés.
En synthèse
Notre propos ici n'est pas de livrer des recettes mais de suggérer des orientations qui permettent au service comptable, en tenant compte de votre profil de dirigeant, de la configuration de votre société et de ses contraintes, de renforcer votre gestion.
La première piste qui consiste à s’emparer de la transformation digitale, devrait vous permettre de créer les conditions de renforcement de votre pilotage, en dégageant du temps au service comptable. En fonction de vos besoins et de vos ressources, la piste de la comptabilité analytique et la mise en place d’un premier tableau de bord permettront au service comptable de vous fournir des éléments d’analyses approfondies sur l’évolution de la société, au-delà de sa rentabilité globale.
En tant que dirigeant, donner les moyens au service comptable de participer au pilotage de l’entreprise, a un effet « Kiss cool ». Il renforce à la fois votre pilotage mais également l’attractivité de votre société auprès de profils comptables, qui sont rares voire en pénurie, et qui ne souhaitent pas faire uniquement du traitement comptable.
Pour vous aider à impulser ce mouvement, n'hésitez-pas à nous contacter.
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(1) Présenté au mois de juin 2022 par le BCG (Boston Consulting Group) et le Medef, basé entre autres, sur les résultats d’une enquête menée auprès de 173 chefs d’entreprise.