La Business Intelligence est souvent associée aux grandes entreprises. Quand on dit « BI » beaucoup pensent également à un outil complexe. Pourtant chaque entreprise produit et stocke des données dont l’exploitation peut vous aider, en tant que dirigeant de PME, à améliorer votre gestion. Découvrez pourquoi et comment vous devriez faire de la BI.
Vous avez peut-être déjà vécu cette situation dans laquelle vous expliquez votre domaine d'activité dans un jargon métier que votre interlocuteur ne connaît pas. Cela m'est arrivé récemment en discutant de pilotage de PME avec l'un de mes amis et confrère, expert-comptable. Dans la conversation, j'ai lâché l'acronyme BI. Il m'arrête net, "BI, c'est-à-dire ?". Je réponds qu’il s’agit de la Business Intelligence. "Mais encore ?".
Avant d’entrer dans le vif du sujet, plantons le décor du traitement des données dans les PME en se référant à trois informations :
Une information de terrain, tout d'abord. Toute PME traite ses données, majoritairement à partir d'Excel, sans avoir nécessairement déterminé de processus.
Selon une étude de la BPI de 2018, 61% des dirigeants de PME n'ont pas ou peu mis en place d'outils de collecte et de valorisation des données.
Lors des enquêtes régulières de l’Ordre des Experts-Comptables auprès de leurs clients, les besoins en matière de gestion ressortent parmi les plus prioritaires.
Qu'est-ce-que la Business Intelligence ?
La Business Intelligence, appelée également « informatique décisionnelle », désigne l'ensemble des outils permettant aux entreprises d'analyser leurs données au profit de leurs prises de décisions.
La data définit une donnée numérique que collecte une entreprise, quel que soit sa nature, financière, commerciale, issues d’un service de production ou des ressources humaines.
La BI permet de mettre en valeur ses données, qui sont souvent sous-exploitées en restant dans les bases de données de chaque logiciel, sans être mises en relation les unes avec les autres.
A la lecture de cette définition, une question vous vient peut-être à l'esprit : un logiciel de plus ? La Business Intelligence va au contraire renforcer votre système d'information et l'exploitation de vos logiciels existants.
Quel processus suit la BI ?
L’audit du système d’information sera un préalable pour s’assurer que les bases de données issues des logiciels utilisés par l’entreprise soient exploitables.
La Business Intelligence s’articule autour de 3 étapes. La première, le "Data Management", est incontournable. Elle consiste à extraire les données des différentes bases de données, les collecter, les stocker et les structurer. En d’autres termes, lors de cette phase les données sont transformées en informations.
Vient ensuite la phase d’analyse des données, dite "Data analyse". C’est cette phase qui permet de comprendre les données et de trouver des éléments d’analyse dans l’évolution de certains indicateurs.
La "Data visualisation", enfin, consiste à transformer des données complexes en représentations simples et visuelles pour faciliter leur compréhension et leur exploitation.
Ce processus répond à 3 objectifs :
Sécuriser et fiabiliser les données.
Accélérer leur collecte.
Pouvoir les traiter en temps réel, de l'analyse des données à leur diffusion.
Le point clé de la Business Intelligence est l'automatisation. Celle-ci porte tout d'abord sur la collecte des données provenant d'une seule source, un logiciel de gestion commerciale par exemple, ou de plusieurs sources, telles qu'un logiciel comptable et un logiciel de paye. Cette collecte automatisée peut porter à la fois sur des données internes ou des données produites par des tiers. Cette récupération automatisée répond à l'objectif de fiabilisation des données qui seront collectées en éliminant les traitements manuels.
Cette automatisation intervient ensuite dans l'accès des utilisateurs aux bases de données, pour concevoir leur propre tableau de bord. Enfin l'automatisation intervient dans la diffusion des tableaux de bord ou des reportings aux destinataires, cette diffusion étant ciblée.
Comme toute solution digitale, la BI est un moyen qui doit être associé à l'intelligence humaine et collaborative. Pour servir l'organisation dans son ensemble, il convient de l'intégrer dans un système d'information cohérent sur lequel on peut s'appuyer pour élaborer son système de pilotage.
Pourquoi la BI peut améliorer les performances d’une PME ?
Pour mieux appréhender les enjeux d'une exploitation des données avec la Business Intelligence, on peut se référer aux 4 niveaux d'analyse des datas, en se focalisant, dans un premier temps pour la PME, sur l’analytique diagnostic.
Cette graduation est extraite de l'ouvrage de Mick Lévy "Sortez vos données du frigo" aux Editions Dunod. Les solutions de Business Intelligence ont émergé à la fin des années 1990. Comme pour les outils digitaux, la BI a d'abord pénétré les grandes entreprises, qui l'utilisent aujourd'hui jusqu'au niveau 4.
A titre d'exemple, le groupe Pernod Ricard a communiqué au mois de juin dernier à ses investisseurs son approche en matière d'outils digitaux et d'exploitation de données. Ce groupe compte sur la collecte et l'analyse des données pour affiner sa stratégie de prix et améliorer en continu son efficacité opérationnelle, en s'appuyant sur un logiciel d'intelligence artificielle alimentée par des données clients "anonymisées" et recueillies auprès de l'ensemble de ses partenaires distributeurs.
Même si l’analytique prédictif a été introduit dans certains logiciels de gestion utilisées par les PME, qui intègrent, par exemple, des données météo pour anticiper le niveau de fréquentation dans un commerce de proximité et ajuster en conséquence le planning des équipes, nous pensons que l’enjeu majeur pour les PME, à ce jour, se situe au niveau du diagnostic. Par diagnostic, on entend la génération d'indicateurs opérationnels pour mieux expliquer la performance financière et ainsi éventuellement ajuster sa stratégie et mener des actions correctrices.
En permettant de croiser automatiquement les indicateurs financiers de mesure de la performance avec des données opérationnelles, la BI renforce la vision globale et transversale de son entreprise. Pour l'illustrer cet intérêt, référons-nous à la première source de données d'un dirigeant, les données issues du logiciel de comptabilité. La BI permet de croiser ces dernières avec les données commerciales et d’identifier plus précisément la nature des variations. Quelles évolutions par domaine d'activité ? Par famille de produits ? Par commercial ?
Outre le croisement de données, cette vision globale est renforcée par la visualisation graphique des données. Dans une grande majorité des cas, les responsables comptables et financiers, qui mesurent la performance de l'entreprise, sont les premiers concernés par le déploiement d'un outil de Business Intelligence. Mais la BI est également un enjeu important pour les responsables des autres métiers ou fonctions de l'entreprise :
Pour le service marketing : afin d'orienter ses actions en analysant plus finement les comportements d’achat des clients.
Pour le service commercial : afin de suivre en temps réel l’activité, par segment de clientèle, par famille de produits, par zone géographique.
Pour le DRH : pour mieux appréhender l’évolution de la masse salariale et l’impact des politiques salariales ou encore optimiser les processus déclaratifs.
A côté de l'amélioration du pilotage, le deuxième enjeu de la BI, est celui d'une plus grande efficacité. La BI fait gagner un temps de traitement important par rapport à un traitement manuel, à partir d'Excel, pour faire du reporting ou établir des indicateurs. Ces gains de temps, dans certains cas de plusieurs jours par mois, portent à la fois sur l'extraction des données de tel ou tel logiciel, la récupération dans un fichier de reporting ou un tableau de bord, et enfin sur la diffusion.
Comment démarrer pour exploiter ses données ?
La prise de conscience est le point de départ d'un projet BI. Cette prise de conscience peut-être provoquée par un manque de visibilité dans la gestion de sa PME, par un besoin d'approfondir la mesure de la performance en allant au-delà des seuls indicateurs comptables et financiers, ou encore par une nécessité de réduire les temps de traitement des données.
Pour se lancer dans un tel projet, l'implication des équipes sera essentielle.
L'association des équipes à l'ensemble du processus est un point clé, de la phase d'analyse du système d'information et de la qualité des données, en passant par la définition des objectifs. Il est également essentiel d'accompagner les collaborateurs dans l’apprentissage de l’analyse des données et de leur compréhension.
Cette implication, conjuguée à une progressivité dans le déploiement du projet, par petit pas et sur des cycles courts, favorisera l'adhésion des équipes. Il conviendra également de porter une attention particulière aux caractéristiques de l’outil de BI qui devra être adapté aux petites et moyennes entreprises.
La transformation digitale qui impacte le modèle économique de l’entreprise, soit au niveau de son activité, soit au niveau de ses processus, a pour corollaire une production exponentielle de données. La mise en place progressive de la facture électronique à compter du 1er janvier 2024, va accélérer ce phénomène. Par ailleurs, la gestion d’entreprise se complexifie dans un contexte de crises à répétition. La Business Intelligence est une des réponses aux besoins de gestion des dirigeants de PME en permettant de traiter ce volume de données de manière optimale et en temps réel, pour alimenter des indicateurs clés qui correspondent aux objectifs stratégiques de l’entreprise. La BI permet donc de prendre de la hauteur en optimisant la création et le suivi des tableaux de bord !
Pour approfondir le sujet, télécharger le livre blanc de notre partenaire Report One « La BI décodée pour les PME »